Asset Identity Management

Er zal geen discussie over bestaan. Het zou ideaal zijn wanneer alle voorzieningen op de eerste werkdag van een nieuwe vaste of externe medewerker geleverd én operationeel zouden zijn. Toch blijkt dit in de praktijk niet eenvoudig te realiseren. We kennen helaas allemaal de voorbeelden van nieuwe medewerkers die nog niet over een PC of laptop kunnen beschikken, nog geen inlog ID en mailadres hebben, printers die niet werken of telefoons die nog niet aangesloten zijn. Ook specifieke software, autorisaties, visitekaartjes, kantoorsleutels, een toegangspasje, bedrijfskleding, een lease auto, een mobiele telefoon of creditcard kunnen erg gemist worden in de eerste periode na indiensttreding. Improductiviteit en irritatie zijn het gevolg.
 

Zou het niet ideaal zijn als uw organisatie volledig overzicht en controle krijg van alle organisatie processen en hiermee kosten kan besparen?

Het is minimaal even belangrijk voor een organisatie om de voorzieningen tijdig in te nemen wanneer een medewerker uitdienst gaat. Dit vanuit kostenoverwegingen en voor het waarborgen van de veiligheid. Zo moet worden voorkomen dat er nog maanden op uw kosten mobiel gebeld kan worden, dat laptops zo maar verdwijnen, dat er nog ingelogd kan worden in uw systemen met mogelijk gevoelige informatie of dat ex-medewerkers uw pand binnen kunnen komen met oude toegangspasjes.

Kortom: voorzieningen, er komen er steeds meer en het wordt organisatorisch steeds complexer om levering en inname te regelen. Daardoor wordt het vele malen moeilijker de veiligheid van panden en systemen te bewaken en - niet in de laatste plaats - om de forse investeringen die ermee gemoeid zijn te bewaken. Tijd voor een oplossing.
 

Asset-Identity-Management: eenvoudig en effectief

Asset-Identity Management (AIM) is een webbased logistiek hoogwaardig facilitair-, personeelsbewakings- en managementsysteem. Het geeft uw onderneming 100% controle over alle processen die verband houden met de tijdige levering en inname van voorzieningen. Slechts één functionaris bewaakt, coördineert en beheert het gehele proces.

• AIM ondersteunt het aanvragen, beheren en monitoren van voorzieningen voor vast en tijdelijk personeel (bij in-, door- en uitstroom).
• AIM ondersteunt en bewaakt het proces voor tijdige en volledige levering en inname van alle aangevraagde voorzieningen.
• AIM bewaakt contracten van tijdelijk vast en extern personeel.
• AIM levert op ieder moment alle gewenste data omtrent de voorzieningen.

Het Proces
De kern van AIM wordt gevormd door beheertabellen, workflow ondersteuning en E-mail. De beheertabellen worden in overleg met de gebruikersorganisatie en proceseigenaren voorzien van alle noodzakelijke data. Deze tabellen vormen, tezamen met het workflow proces, de basis van het besturings- en bewakings-mechanisme.

De processen zijn zo opgezet dat deze zowel voor indiensttreding, doorstroming binnen de organisatie, aanpassing van reeds geleverde voorzieningen, verhuizing alsook uitdiensttreding kunnen worden toegepast. De medewerker is daarbij centraal gesteld, omdat voorzieningen immers bedoeld zijn om hem/haar optimaal te faciliteren. E-mail zorgt ervoor dat opvolgende partijen in het ketenproces tijdig geïnformeerd worden over de uit te voeren activiteiten. De daadwerkelijke uitvoering van iedere opdracht wordt scherp bewaakt, zodat onnodige uitloop van het totale proces wordt vermeden.
 

Maatwerk
AIM is in samenwerking met een procesdeskundige geheel naar eigen inzicht en behoefte in te richten. De inrichting zal hierbij volledig worden afgestemd op de AO van de organisatie. Parametrisering van verschillende kenmerken vergroot de flexibiliteit bij inrichting van AIM. AIM kan probleemloos worden uitgebreid. Zo kunt u ervoor kiezen eerst een beperkt aantal voorzieningen of bedrijfsonderdelen op te nemen en dit aantal later uit te breiden. AIM wordt per organisatie verschillend geleverd, elke organisatie heeft andere behoeften en wensen.
 

Gebruiksvriendelijkheid
AIM maakt volledig gebruik van de Windowsstandaard, waardoor de gebruiker een applicatie te zien krijgt met een vertrouwd beeld. De overzichtelijkheid van de schermen en het menu, speelt daarbij een grote rol. Het is voor de gebruiker direct duidelijk welke input het systeem verwacht en hoe output verkregen kan worden. De applicatie stuurt en bewaakt hierbij zichzelf en vraagt van de gebruiker en de bewaker van AIM een minimale inzet. Slechts één functionaris bewaakt, coördineert en beheert het gehele proces.
 

Uitvoering
AIM is webbased. Er wordt een database opgebouwd, waarin alle aangevraagde en verstrekte voorzieningen per medewerker geregistreerd staan. Daar waar mogelijk en gewenst kan AIM gekoppeld worden aan bestaande systemen.

Opbrengsten van Asset Identity Management

Directe inzetbaarheid nieuwe medewerkers
Toename tevredenheid medewerkers
Kostenbesparing op voorzieningen door:

• Strakke sturing en planning voorzieningen
• Optimaal beheer kantoorruimte
• Afname papierstroom en improductieve uren
• Tijdige inname voorzieningen bij vertrek waardoor schade/misbruik wordt vermeden.
• Gekoppelde contracten/inkoopbeleid

Kostenbesparing op tijdelijk personeel door:

• Bewaking op aantallen instroom
• Bewaking op termijn inhuur

Vergroten veiligheid door:

• Bewaking van toegekende (teken)bevoegdheden
• Bewaking van inname van toegangspassen, uniformen, etc.
• Bewaking van toegang tot bedrijfskritische informatie
• Besparing 15% op (in-)directe kosten d.m.v. automatisering /efficiëntie.

Een Professionaliseringsslag van de organisatie
Tussen de 12 en 16 maanden de investering terug verdienen